Vraag en antwoord van het Vlucht-Vertraagd team: reisdocumenten

Tijdens het werk krijgen wij vaak vragen over de aan te leveren documenten. Daarom geeft het Vlucht-Vertraagd team vandaag uitleg over welke soort reisdocumenten er allemaal bestaan, en welke nodig zijn voor het indienen van een claim. Je kunt voor antwoorden op meer vragen ook altijd terecht op onze pagina met veelgestelde vragen.

Voor de verschillende stappen in het claimproces vragen wij klanten doorgaans om vijf types documenten. In de meeste gevallen zijn deze niet alle vijf vereist, maar wel kan het bewaren van zoveel mogelijk documenten het claimproces vergemakkelijken. Deze documenten zijn: kopie paspoort/ID, boekingsbevestiging, (e)-tickets, boardingpasses en een ondertekende volmacht.

Kopie paspoort/ID:

Vlucht-Vertraagd heeft vaak een kopie van het paspoort of het identificatiebewijs van de passagier nodig en dit om twee redenen. Deze kopieën zullen worden meegestuurd naar de luchtvaartmaatschappij waarbij de claim wordt ingediend. Zij moet kunnen controleren of de combinatie met de boekingsgegevens overeenkomen om zo na te gaan of de persoon daadwerkelijk op de vertraagde vlucht heeft gezeten.

Ten tweede zal de luchtvaartmaatschappij mogelijk willen controleren of de juiste persoon ons gemachtigd heeft. Dit kan gecontroleerd worden aan de hand van de ondertekende volmacht, en of de naam hierop overeenkomt met die op het paspoort.

Identiteitsfraude

Nu zijn er recent berichten in het nieuws geweest waarin identiteitsfraude aan het licht gebracht is. Daarom willen wij onze klanten een aantal tips meegeven, waarmee de risico's zoveel mogelijk worden beperkt:

• Markeer de kopie, zet bijvoorbeeld in het rood dat het een kopie is, de datum en voor wie het bestemd is;
• Dek je bsn-nummer af door bijvoorbeeld een wit strookje erop te leggen voor het scannen;
• Je kunt je pasfoto ook onscherp maken of helemaal afschermen.

Reisbescheiden

Onder de reisbescheiden vallen de boekingsbevestiging, het (e-)ticket en de boardingpasses. Het verschilt heel erg per luchtvaartmaatschappij welke documenten we van je vragen. Bij veel luchtvaartmaatschappijen (zoals Transavia) zijn al deze documenten vereist, terwijl bij sommige luchtvaartmaatschappijen geen enkel reisdocument nodig is voor het claimen van compensatie.

De boekingsbevestiging en (e-)tickets ontvang je (meestal) binnen enkele minuten na je boeking per e-mail. Een boekingsbevestiging dient ervoor om een overzicht te geven van de reis die geboekt is. Hierop staat doorgaans zowel de heen- als de terugvlucht. Indien de reis is geboekt als pakketreis staan hier vaak ook de gegevens van de accommodatie en eventuele transfer op. De boardingpasses krijg je pas op het vliegveld zelf. Dit zijn de kaartjes die je moet laten zien bij de gate, als je daadwerkelijk aan boord van het vliegtuig wil gaan. Hierop staat doorgaans ook het gatenummer vermeld en bijvoorbeeld de boardingtijd.

Boekingsbevestiging voorbeeld

E-ticket voorbeeld:

Iedere luchtvaartmaatschappij heeft een andere benaming voor de e-tickets, daarom even een rijtje van de mogelijkheden: coupons, etickets, tickets, vliegtickets, vliegkaarten. Een e-ticket kan erg op een boekingsbevestiging lijken. Vaak staan op e-tickets ook barcodes waarmee op het vliegveld elektronisch ingecheckt kan worden; dit is bij een boekingsbevestiging doorgaans niet het geval.

Boardingpass voorbeeld:

Ondertekende volmacht

Een volmacht is een machtiging waarbij je de ander de bevoegdheid geeft om namens jou te handelen. Met het ondertekenen van de volmacht geef je Vlucht-Vertraagd dan ook de bevoegdheid om te handelen vanuit jouw naam. Omdat onze formele bedrijfsnaam Green Claim is zal de volmacht uit naam van Green Claim zijn opgesteld, in plaats van Vlucht-Vertraagd.

Een minderjarige (<18) mag de volmacht niet zelf ondertekenen, dit dient een ouder voor diegene te doen. Bij een volmacht vragen wij om een handtekening en plaats en datum. De volmacht moet uitgeprint worden, met de hand ondertekend worden en vervolgens weer gescand worden. In plaats van het formulier kun je er ook een foto van maken en deze per e-mail doorsturen. Let op: het plaatsen van de handtekeningen mag dus niet digitaal gebeuren.

TIP!

Het is aan te raden om al deze en alle andere documenten te bewaren, mocht je vertraging oplopen. Lees voor een uitgebreid overzicht van wat te doen wanneer je vertraging oploopt dit bericht: http://www.vlucht-vertraagd.nl/blog/2014/09/26/je-vlucht-heeft-vertraging-wat-nu/ Wist je bijvoorbeeld dat de luchtvaartmaatschappij verplicht is je tijdens je vertraging te informeren over je rechten?